Los datos disponibles en cualquier empresa son una fuente fantástica para ayudarla en su gestión. Sin embargo, en muchas ocasiones las empresas no son capaces de convertir estos datos en información valiosa y finalmente en conocimiento que les permita tomar mejores decisiones reduciendo el riesgo que asumen.
En muchas ocasiones estos tres términos: datos, información y conocimiento; se utilizan indistintamente sin comprender bien que implica cada uno en la empresa. Veamos como deberíamos interpretarlos.
Los datos son simplemente números, letras, símbolos o su combinación que describen un hecho determinado. Algunos ejemplos de datos en una empresa serían: el precio de un determinado servicio, el importe de una factura, la referencia de un producto, etc. Los datos no nos permiten tomar decisiones, ya que solo nos muestran un registro disponible en la empresa.
La información toma como fuente los datos, los estructura y establece relaciones entre ellos. Algunos ejemplos de información en la empresa serían: una tabla de facturación en los tres últimos años, un gráfico de porcentajes por tipo de cliente, un promedio de las puntuaciones de los productos por meses, etc. Si agrupamos esta información de manera adecuada el siguiente paso de llegar al conocimiento será más sencillo.
El conocimiento es bastante más complejo. Con los datos de los que se dispone, transformados y agrupados en información relevante para la empresa, el receptor debe analizarla e interpretarla para llegar a una serie de conclusiones que le permitan tomar una decisión.
Este análisis e interpretación que concluya en una decisión se facilitará o se retrasará en función, entre otros factores, de si los informes y cuadros de mando son relevantes. Por ejemplo, si hemos realizado un gráfico en nuestro informe que visualice la facturación total por meses y una tabla que muestre la facturación mensual por tipo de cliente, podríamos identificar que tipos de clientes nos compran más en determinados periodos. Esto nos puede dar pide, por ejemplo, a tomar la decisión de focalizar más nuestras campañas comerciales en determinados tipos de clientes en ciertos meses.
Hay que puntualizar aquí que un informe y un cuadro de mando no son lo mismo, aunque pueden combinarse. Un informe presenta un conjunto de informaciones, pudiendo incluir su análisis y una serie de medidas propuestas. Por tanto, un informe bien desarrollado puede ser de gran valor para alcanzar el nivel de conocimiento necesario sobre una determinada situación y poder tomar una decisión. Por ejemplo, un buen informe de facturación de ventas mensuales nos puede facilitar la toma de medidas correctoras para potenciar determinados productos o servicios.
Por otro lado, un cuadro de mando se centra en mostrar y mantener actualizados un conjunto de indicadores que la empresa necesita controlar para que pueda alcanzar los objetivos que se ha propuesto. Por ejemplo, podría interesarle realizar un cuadro de mando comercial con indicadores tales como: facturación media por cliente, número de devoluciones sobre ventas realizadas, etc.
Por tanto, la combinación de informes y cuadros de mando bien estructurados y actualizados son una fuente para generar conocimiento en las empresas y que este conocimiento se convierta en la toma de mejores decisiones con un menor riesgo.
Una vez establecida su importancia e interés para la empresa, el siguiente paso sería identificar las herramientas que pueden ser más adecuadas para crear informes y cuadros de mando que permitan un desarrollo flexible a un coste en tiempo y dinero controlado, así como un mantenimiento lo más automatizado posible.
La mejor opción sería que los informes y cuadros de mando estén incluidos en nuestros sistemas de información, por ejemplo dentro de nuestro ERP, y que pudiésemos personalizarlas de forma rápida y sencilla. Desafortunadamente el desarrollo de informes y cuadros de mando en esta opción suele ser muy poco flexible con un coste elevado en tiempo y dinero, aunque si permite una cierta automatización. Esta situación ha obligado a las empresas a recurrir a soluciones alternativas para poder crear, modificar y mantener los informes y cuadros de mando que necesitan.
La primera opción que utilizan muchas empresas para el desarrollo, modificación y mantenimiento de estos informes y cuadros de mando son las hojas de cálculo. En este sentido la reina en el mundo empresarial desde hace décadas es Microsoft Excel. Esta opción ofrece un desarrollo flexible con un coste controlado en dinero, pero tiene el inconveniente de su alto coste en tiempo. Este coste en tiempo es debido sobre todo a la falta de un conocimiento avanzado de la herramienta que hace que en muchas ocasiones los informes y cuadros de mando que las empresas intentan desarrollar en Microsoft Excel presenten errores graves, estén poco automatizados y requieran de un esfuerzo importante de mantenimiento. Esta situación puede provocar que se lleguen a conclusiones equivocadas y se tomen malas decisiones.
Microsoft Excel es una gran herramienta de trabajo, pero si no se profundiza en el uso de herramientas como las tablas de datos, las tablas y gráficos dinámicos, Power Query o Power Pivot, entre otras opciones, no es posible desarrollar informes y cuadros de mando profesionales flexibles con un coste razonable en tiempo y dinero, así como alcanzar una cierta automatización. Utilizando las opciones más avanzadas del programa podemos convertirla en un primer paso hacia el Business Intelligence.
Otra opción a disposición de las empresas es la utilización de herramientas enfocadas al desarrollo del Business Intelligence. Entre ellas podemos destacar Microsoft Power BI, Tableau o Qlik, entre la gran variedad existente en el mercado. En próximos artículos veremos más detalles sobre este tipo de herramientas.
Independientemente de las herramientas que elijas para desarrollar, modificar y mantener tus informes y cuadros de mando ten siempre presente que parten de los datos de la empresa. Por tanto, los sistemas de información deben estar actualizados con los últimos datos disponibles: contabilidad financiera al día, gestión y control de inventarios actualizados, etc.
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